第１章　秘書の心構え

第一章は秘書の心構えについてです。

社会人としての常識、補佐役としての観点から、秘書の観点まで一般的なことを理解する必要があります。

一般常識で対応できる部分が多いため、じっくり単語を覚えるというより、さらっと読み流すくらいの方が効率的に学習できます。

この章の要点

秘書が上司を補佐する立場をわきまえ、指示の受け方や仕事の進め方、上司の私的な事柄への配慮をどう判断するかを問う章です。上司から何も聞いていない来客や上司の不在といった場面で、自分で判断せず上司に知らせて指示を得るという考え方がよく出るので、まずこれを押さえましょう。次に、期限に余裕を持って仕事に取り掛かり、終わったら報告して他にすることはないかと尋ねる積極的な姿勢を確認します。そのうえで、上司の持病や私生活、うわさ話への踏み込み過ぎと、終業後の退社や指示された用事の報告の仕方を整理すると、選択肢の適否を判断しやすくなります。

頻出論点

立場をわきまえて上司の指示を得る — 約束を聞いていない来客には待ってもらって上司にメモで知らせて指示を得る、出張中の相手に連絡がつかないときは出社後にあらためて電話することでよいかを上司に尋ねる、上司のメモは余計なことを言わずそのまま渡すのが適当で、上司の私的な約束を他部署に話すことや上司の代わりに礼を言うこと、上司の指示に先輩の承諾を求めることは不適当とされる点が問われます。該当する問題: 第1回第2問、第2回第1問、第3回第3問、第4回第2問、第4回第5問、第5回第3問
積極的な仕事の姿勢 — 指示された仕事が終わったら報告して他にすることはないかと尋ねる、手が空いたら手伝いを申し出るのが適当で、日常的な仕事以外は進んでしないままでよいと考えることや、自分の仕事を後回しにして同僚を手伝うこと、分からないまま自分の考えで進めることは不適当とされる点が問われます。該当する問題: 第1回第1問、第4回第1問、第5回第4問、第6回第3問、第6回第4問
上司の私的な事柄と立ち入り過ぎ — 上司の持病を来客に知らせることや私生活をなるべく知ろうとすること、上司のロッカーの整理を申し出ることは不適当とされ、上司の異動のうわさには「何も聞いていない」と流すのが適当とされる点が問われます。該当する問題: 第2回第2問、第3回第5問、第4回第3問、第4回第4問
期限と時間を意識した仕事の仕方 — 期限に余裕を持ってすぐ取り掛かり、間に合いそうもなければ間に合わせる策を講じるのが基本で、ぎりぎりになってから取り掛かることや「間に合いそうもないがよいか」と確認すること、退社間際のEメールを翌日に回すこと、用事で出掛けるのを1日1回と決めることは不適当とされる点が問われます。該当する問題: 第1回第3問、第2回第5問、第3回第4問、第5回第5問
退社のしかたと仕事の報告 — 定時後も上司が残っているときは予定を話して了承を得てから退社し、上司が緊急の面談中なら私的な約束を取り消すのが適当で、「済んだら帰宅してよい」と言われた用事も電話で報告してから帰宅することが問われます。該当する問題: 第1回第5問、第2回第3問、第6回第2問

第１章 秘書の心構え

この章の要点

頻出論点

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第１章　秘書の心構え