2.秘密扱いの文書の取り扱い

・秘密扱い文書の社内での取り扱い方

個人宛てに渡す場合、封筒に「親展」と書いて渡します。
封筒に「秘」の印を押したりすれば、中に「秘」扱い文書があることを第三者に知られてしまうのでよくありません。

・秘密扱い文書を他部署に渡すとき

他部署に渡す場合、文書受渡簿など文書を管理する書面に文書名と相手先を記入します。 それを秘密扱い文書と一緒に持参して、渡したときに相手から受領印をもらうようにします。

配布するときは各文書に通し番号を入れて配布先とともに記録します。

コピー時には人目に触れないように注意します。コピーミスがあった場合や原本を廃棄する場合、シュレッダーで処理して後を残さないようにします。

ファイルして保存する際は鍵の掛かるキャビネットなどで厳重管理します。

・社外に発送するときの留意点

• 必ず二重封筒にし「親展」と記載して発送します。
• 内側の封筒には「秘」の印を押します。
• 受発信簿に記録を残すようにします。
• 一般書留あるいは簡易書留で郵送します。
• 発送後すぐ相手に電話して秘密扱い文書を送ったことを伝えるようにします。