第１３章　文書の取り扱い

第１３章は文書の取り扱いについてです。

あまり暗記事項も多くなく、出題頻度も低い分野ではありますが、受発信業務については出題率はやや高いので、油断せず勉強しましょう。

この章の要点

郵便物の送り方と受け取り方、宛て名の書き方、秘密文書の扱いを問う章です。よく出るのは郵送方法の選び方で、速達や書留、現金書留、ゆうメールの性質と、ポストに投函できるか窓口に出すかの区別が問われます。次に、上司宛ての郵便物のうち開封しないで渡すものと、開封して渡すものの見分け方を押さえます。続いて、敬称の付け方や返信はがきの「行」の直し方、封筒の書き方を確認します。最後に、秘密扱いの文書はその存在自体を知られないように扱うこと、「部外秘」の意味を確認しておくとよいでしょう。

頻出論点

郵送方法の選び方 — 速達はポストに投函でき郵便はがきも速達にできること、現金書留は専用封筒で窓口に出し硬貨も送れて手紙も同封できること、簡易書留も窓口に出すこと、書籍やカタログはゆうメールで割安に送れること、「親展」は宛て名の受取人本人に開封してもらいたいという意味で郵送方法とは関係がないことが問われます。該当する問題: 第1回第24問、第3回第25問、第4回第28問、第5回第25問、第5回第27問
上司宛て郵便物の開封と渡し方 — 書留や親展、私信か業務用か分からないもの、社名が印刷されていないものは開封せずに渡し、宛て名が手書きかどうかは関係がないこと、DM は私信と見なさず必要なものは開封して渡すこと、親展を誤って開けたらゼムクリップで封をして謝って渡すことが問われます。該当する問題: 第1回第31問、第2回第24問、第4回第29問、第5回第24問
宛て名と封筒・はがきの書き方 — 敬称は送る相手にだけ付け個人宛てなら「様」、会社宛てなら「御中」とすること、返信はがきの「○○行」は二重線で消して「様」とすること、郵便番号は算用数字で書き横長封筒は縦にして書くこと、返信はがきは封筒に入れずそのまま出すことが問われます。該当する問題: 第2回第30問、第6回第25問、第6回第27問、第6回第31問
秘密扱いの文書 — 秘密文書は存在自体を知られてはいけないので封筒に「秘」と書かず細断中だと人に言わないこと、「部外秘」は部外の人に見せないという意味なので同じ部の人にはすぐ貸してよいことが問われます。該当する問題: 第2回第31問、第4回第31問

第１３章 文書の取り扱い

この章の要点

頻出論点

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第１３章　文書の取り扱い