1.受信文書の取り扱い

・受信文書の取り扱い

以下の二種類に大別できます。

秘書はそれらを分類して上司に渡します。

・取り扱い手順

1.「公信文書」「私信文書」「不明文書」に分類する。

• 不明文書とは、公信文書か私信文書かわからない文書のことです。
• 私信文書と不明文書は開封せずに上司に渡す。
• 封筒に差出人の社名が書いてないものは私信と見なします。

2.公信文書を「書留」「親展」「その他」に分類する。

• 「書留」「親展」は開封しないで上司に渡します。
• 「書留」は受信簿に記録してから渡します。

3.残った「その他」の文書は開封し、以下の要領で上司に渡す。

• 公信文書は「速達」や「至急」と書かれていても開封します。
• 請求書や見積書などは各項目ごとにチェックし、間違いがないか確認します。
• 同封物があると書かれた文書では、同封物が入っているか確認します。
• 返信文書の場合は、こちらが出した往信文書の控えを添付します。
• 複雑なものは要点をメモしたり、重要な箇所にアンダーラインを引くと丁寧です。
• 封筒は文書の後ろにクリップで留めます。
• 重要文書を上にして渡します。
• 上司に渡す必要のないダイレクトメールや広告類は処分します。

・発信文書について

上司が出す文書を発信文書といいますが、秘書が宛て名書きをして、切手を貼って出します。
親展や儀礼的な文書には、「〆」印を書いたり封印を押したりします。

・発送依頼

発送業務を秘書でなく文書課などがまとめてこなす場合、引き継ぎには以下のパターンがあります。

• 文書をそのまま渡し、後の処理を任せる。
• 文書を封筒に入れて、宛て名書きと封をして渡す。
• 文書を封筒に入れて封をし、宛て名書きと切手貼りをして渡す。