第１２章　文書の作成

第１２章は文書の作成についてです。

文書の書き方のルールと敬語表現については実務でもミスが多くなりがちです。実務や生活における実際の文書を見る際にどういう書き方をしているかに注意して慣れておくことで、間違ったものに違和感を抱きやすくなります。

この章の要点

社内文書の書き方を中心に、頭語と結語、メールの書き方、手紙の言葉遣いを問う章です。まず社内文書の決まりとして、あいさつや「前略」を書かないこと、文体は「です・ます」体でよいこと、「以上」は用件の最後に書き担当者名はその後に書くことを押さえます。次に、拝啓と敬具、前略と草々のような頭語と結語の組み合わせと意味を覚えます。そのうえで、メールの件名の付け方、「貴社」「貴殿」などの敬意表現と手紙文の言い換え、原稿の清書や会議資料を見やすくする工夫へと進むと、出題の範囲を一通り確認できます。

頻出論点

社内文書の書き方 — 社内文書ではあいさつも「前略」も書かず、文体は「です・ます」体でよく「でございます」のような丁寧さは不要で、「以上」は用件の最後に書いて担当者名はその後に書くこと、箇条書きや横書き、職名だけの受信者名は適当であることが問われます。該当する問題: 第1回第28問、第3回第29問、第6回第26問
頭語と結語 — 拝啓（謹んで申し上げます）と敬具、拝復（謹んでご返事いたします）、前略（あいさつは省略いたします）の意味と、「草々」は「ぞんざいな走り書きで失礼します」という意味で「前略」と組み合わせる結語であり「拝復」の結語ではないことが問われます。該当する問題: 第3回第30問、第5回第30問
メールの書き方 — 件名は内容が一目で分かるように付け、指示した人の名前のように内容に関係のないことは書かないこと、件名で緊急度が分かる・区切りのよいところで改行されているメールは仕事がしやすく、顔文字や記号を入れるのはビジネスでは不適当であることが問われます。該当する問題: 第6回第24問、第6回第29問
敬意表現と手紙文の言い換え — 「貴社」「貴殿」「貴会」「貴店」は適当だが「貴様」は相手を見下す言葉なので文書では使わないこと、許しを願う文では「くれぐれも」ではなく「何とぞ」を使い、「今後は」「十分注意いたしますので」「ご容赦くださいますよう」と直すことが問われます。該当する問題: 第4回第30問、第5回第31問
清書と資料の見やすさ — 清書は明らかな間違いでない限り原稿通りにするのが基本で、知らない言葉を上司に確認するのは不適当であること、会議資料は数字の位をそろえ余白を取り見出しを目立たせ、グラフや図はスペースを取っても入れるのがよいことが問われます。該当する問題: 第1回第30問、第2回第28問

第１２章 文書の作成

この章の要点

頻出論点

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第１２章　文書の作成