2.社内文書の種類と形式
・社内文書の種類
◎稟議書
決裁や承認を仰ぐための文書です。「〜してよろしいでしょうか」「〜することをお願いします」と伺いを立てる文書のことで、起案書、回議書ともいいます。
◎報告書
結果や経過、事実などを報告する文書です。
出張した成果や経過などを報告する「出張報告書」、調査したことの事実関係や明らかになったことを報告する「調査報告書」、研修を受けて習得したことを報告する「研修参加報告書」、研修を実施した成果を報告する「研修実施報告書」などがあります。
◎通知文
経営幹部が、関係する社員に命令や指示を伝えるための文書です。
◎案内文
「お知らせ」や「案内」など情報を伝えるための文書です。
・社内文書の形式
社内文書では基本的に以下の要素を記入します。
◎文書番号
例）総務部発 12345号
重要でない文書には不要です。
◎発信日付
例）平成○年○月○日
年号が一般的ですが、西暦も使います。
◎受信者名
例）秘書室長殿、関係者各位
個人名ではなく役職名にします。
◎発信者名
例）経理部長
個人名ではなく組織単位の責任者の役職名にします。
◎表題
例）接遇研修会の開催（案内）
本文の内容を簡潔に記します。
表題の後に（お願い）など文書の性質を表す言葉を（ ）内に入れましょう。
◎本文
例）標記について下記の要領で開催しますのでご参加ください。
◎記（記書き）
例）１．開催日：３月６日（金）
２．場 所：３階A会議室
中央に記と書き、その下に日時や場所などを箇条書きにします。
◎追記
例）なお、定員になり次第申込を締め切ります。
注意事項や補足する事項を書きます。
◎添付資料
例）１．研修会場案内図 １枚
資料があればその名称と枚数などを記します。
◎以上
最後に必ず「以上」を付けます。
◎担当者名（連絡先）
部署、氏名、連絡先を書きます。