第１１章　会議

第１１章は会議についてです。

会議の際、秘書は裏方として様々な業務を行わなくてはなりません。

会議の種類や性質によって仕事内容が異なってくるため、その違いを頭にしっかり入れておきましょう。

この章の要点

会議の準備で秘書が上司に何を確認し、会議の前後に何をするかを問う章です。最もよく出るのは準備の指示を受けたときの確認事項で、配布資料や名札、飲み物、記録の方法などは確認してよい一方、議事の進め方には触れず、終了時間の管理は議長である上司に任せるという線引きが問われます。次に、社外の人を招く会議の準備として、テーブルの配置や予備の資料、案内状に載せる事項、会議中の出席者への電話の扱いを押さえます。最後に、会議が終わった後の片付けと会議室の管理部署への連絡を確認しておくとよいでしょう。

頻出論点

• 会議の準備で上司に確認すること — 日時、配布資料、名札、飲み物、記録の方法、会議室、会議中の来客や電話の対応は確認してよい一方、終了時間は議長である上司が管理することなので確認せず、準備を頼まれた秘書は議事の進め方にも触れない、社内の部長会議の席順は序列で自然に決まるので確認しない、欠席者の理由は秘書が上司に伝える、といった点が問われます。該当する問題: 第1回 第27問、第2回 第29問、第4回 第25問、第6回 第30問
• 社外の人を招く会議の準備 — テーブルをロの字形にする、忘れた人のために予備の資料を用意する、案内状には駐車場の有無や返信期限、所在地略図、会議の開始・終了時間を書き、会場の営業時間は書かないこと、会議中の出席者への呼び出し電話は断るのではなく取り次ぐのが主催者側の役目であることが問われます。該当する問題: 第3回 第26問、第5回 第29問
• 会議後の後片付け — ホワイトボードやテーブルの点検、エアコンや照明を切る、「使用中」の表示を戻す、管理部署へ終了を連絡するのは適当で、部内会議の忘れ物の資料は破って捨てずに持ち主を探して渡すことが問われます。該当する問題: 第3回 第24問

目次

• 1.会議の種類と目的
• 2.会議の際の秘書の仕事・会議の準備
• 3.会議中の仕事
• 4.会議後の仕事

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