2.会議の際の秘書の仕事・会議の準備
・会議における秘書の仕事
上司が主催する会議における秘書の仕事は、①会議前の準備、②会議中の仕事、③会議後の仕事の三つになります。
ただし、会議の準備は以下によっても異なるので、上司に準備を指示されたらどのような会議なのかをまずは確認します。
- 上司が主催する会議か、メンバーとして参加するのか。
- 社内で行う会議か、社外で行う会議か。
杜内で行う会議には、内部の者だけで行うのか、外部の人を招いて行うのか - 定例会議か、臨時会議か。
※定例会議は、次の開催日をそのときの会議の最後で決めることが多いが、臨時会議は、急に決まることが多いので、迅速に手配する。
会議の準備の概要
◎上司がメンバーとして出席する会議の準備：
・上司に出欠を確認する。
出席の場合はスケジュール表に記入します。出欠が決定したらすぐ主催者に連絡しましょう。
・手配をする。
会費の払い込みや資料の準備をします。また、会場までの交通機関の手配、場合によっては宿泊の手配をします。
・前日に再確認する。
会議の前日には変更がないかどうかの再確認をします。
◎上司が主催する会議の準備：
・参加者の選定
上司の指示で参加者名簿の作成します。また、リストに漏れがないかの確認を上司に依頼します。
・会場の選定
社内会議の場合、どの会議室を使用するか上司に確認します。
社外会議の場合は、会議で使用する機器や備品がそろっていて参加者全員が収容できる会場の候補を幾つかリストアップし上司に選定してもらいます。
・資料の準備
会議に必要な資料を確認して、印刷などの手配をします。
・開催通知と参加予定者の確認
開催通知状を作成し、参加者に送付します。必要であれば案内状と一緒に資料を送ります。
部内会議など会社内部の会議の場合は、電話やメールで通知するのが一般的です。
また、期日までに参加予定者を確認するのも仕事です。
・その他の確認事項
会議中のお茶や食事の接待。出す回数と時間。
会議中の電話の取り次ぎをどのようにするのか。
携帯電話の取り扱い。「マナーモードの設定や電源を切る」など。
宿泊の手配の有無。
議事録を取るかどうか。
議事録の担当者は誰にするか。
テーブルに参加者の名札を置くか、名札を胸に付けるか、その場合の席順はどのようにするのか。
会場の入り口などに表示する会議名はどのようにするのか。
・会議の開催通知
外部の人の参加を求める会議の場合、開催通知は文書で行います。
通知状は約１ヶ月前に送付するようにします。
可能であれば会議資料は事前に送ることが出来るとベターです。
その場合も当日、忘れた人のために受付に予備を準備しておくようにします。
以下の項目を通知状には記入すべきです。
- 会議の名称
- 開催日時
- 開催場所
- 会場の地図や住所、電話番号、駐車場の有無
- 開催趣旨や議題
- 出欠の連絡方法と締切期日
- 主催者名
- 食事、宿泊の手配の有無
・会場の設営
◎円卓式・ロの字型の配置：
座席に序列などがなく全員がお互いの顔を見ながら発言できるのが特徴です。
自由な話し合いやアイデア会議などに最適ですが、大人数での開催には向きません（２０人程度が限界）。
人数が少ない場合は円卓を使ったり、四角いテーブルを使ったりします。人数が多い場合はロの字型の構成にします。
◎教室式の配置：
株主総会など参加人数が多い場合は教室のような配置が便利です。
リーダーから一方的に情報伝達を行う際もこのような形が向いています。
この方式は議事式とも呼ばれます。
◎コの字型・Ｖ字型の配置：
研修会などでよく用いられる配置です。
メンバー同士が相互に顔を見ながら話すこともできます。
プロジェクターやホワイトボードなどを用いる場合などに向いています。
また、設備や機器類として、必要か否かを確認の上、ブロジェクタ一、ビデオ、スクリーン、ホワイトボード、マイク、指し棒やレーザーポインターなどを用意しておき、故障がないか事前にチェックしておくようにします。ホワイトボード用のマーカーなどの消耗品も使えるかどうかの確認を行いましょう。