経理部長秘書Ａ子が電話に出るとＪ銀行のＭ氏からで、明日の午後３時に訪問したいと言う。上司は外出中で、明日の３時には販売部長との打ち合わせの予定が入っている。上司はＭ氏の来訪はいつも優先的に受けている。このような場合、Ａ子はどのように対処するのがよいか。次の選択肢が、それぞれ正しいか否かを答えなさい。
1．上司はＭ氏の来訪はいつも優先的に受けているので、今回もそのまま受けておく。
誤り
2．Ｍ氏に上司は外出中と伝えて戻る時間を話し、そのころこちらから連絡させてもらいたいと言う。
正しい
Ｍ氏の来訪を優先するか否かは上司が判断することであり、秘書が勝手に判断してはいけません。上司に確認して折り返すのが適当です。
3．Ｍ氏に、その時間は販売部長との打ち合わせが入っているので他の時間に変更できないかと尋ねる。
誤り
4．Ｍ氏の電話はそのまま受けておき、販売部長に打ち合わせの時間を変更してもらいたいと頼んでおく。
誤り
5．Ｍ氏に上司には予定が入っていると話し、用件によっては都合をつけるので用件を聞かせてもらえないかと言う。
誤り
Ｍ氏の来訪はいつも優先しているといってもそれは上司の判断によってのこと。明日の予定は販売部長との打ち合わせだから調整できる可能性は高いが、決めるのは上司である。従って、戻った上司に確認してから連絡すると言うのが適当ということになる。
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