3.会議中の仕事
・会議中の仕事の概略
秘書の会議中の仕事は、出欠の確認、会場の管理、お茶や食事の接待などがあります。
秘書検定試験においては、お茶や食事の接待はよく出題されますので必ず覚えておきましょう。
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・出欠の確認
上司の指示で作成した会議参加者リストに基づいて出欠を確認します。これは会場前に設置した受付で行います。
コートや荷物を預かったり、配布資料を渡す場合もあります。
また、会場に現れない参加予定者に対しては、開催時刻前に電話を入れてこちらへ向かっているかどうかを確認します。
定刻になったら、出欠状況を上司に報告しましょう。
・会場の管理
会場内の冷暖房の温度の調整や換気の管理も秘書の仕事です。
他にも預かったコートや荷物の保管、電話の取り次ぎなどもあります。
電話取次は必ずメモでし、小声でも口頭ではしないように気をつけましょう。
・お茶や食事の接待
事前に上司と打ち合わせていつお茶や食事をサービスするかを計画しておきます。
会場が議論で熱中しているときは食事の時間になってもすぐに出さず、上司に「食事の時間だがどのようにするか」とメモを入れて指示を待つようにしましょう。
お茶の継ぎ足しや灰皿の交換(喫煙が許可されている場合)は、会場の様子を見て行います。
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