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6.来客取次の要領とマナー

・来客取次の要領とマナーについて

来客取次は、大体パターンが決まっているので、まずは基本パターンの流れをしっかり覚えましょう。

例外にはその都度対処する必要がありますが、基本となる考え方を理解できれば対処は難しくありません。

・上司が面談中のときの取り次ぎ

1. あいさつをする。


2. 相手の会社名と氏名、用件を確認する。


3. 来客に上司が面談中であることを告げ、代理の者でもよいかと相手の意向を確認する。


4. 上司に面会することを希望した場合は「少々、お待ちいただけますか」と言って椅子を勧める。


5. 上司に不意の客のことをメモで伝え、指示を仰ぐ。


6. 来客に「お待たせいたしました」とわびの言葉を添え、上司の意向（「面会できない」「○分ほど待ってもらえば面会できる」など）を伝える。


7. 待たせる場合は、雑誌を勧めるなどの気遣いを忘れない。

・上司が不在のときの対応

上司が外出中や出張中のときに不意の客が訪ねてきたときは、以下の対応をします。

「出張中」や「外出中」であること、「出社予定日」や「帰社予定時間」を告げる。

用件を聞いて名刺を預かる。代理の者ではどうかと相手の意向を伺う。

相手が帰る場合は伝言を聞いておく。上司が戻ったときに不意の来客があったことや伝言を伝えてその後の指示を仰ぐ。

・面会を断る場合の応対

面会を断るときは、より丁寧に応対するようにしましょう。

上司が面談中などで不意の客の面会を断る場合や、上司が不在で帰ってもらう場合は 「わざわざお越しいただきましたのに、ご希望に沿えず申し訳ございません」とわびの言葉を伝えます。

上司が忙しいときに不意の客が訪ねてきて、代理人ではなく上司との面会を希望した場合は 「恐らくお目にかかる時聞が取れないと存じますが」と前置きしてから上司に取り次ぐようにしましょう。

その上で、やはり面会ができない場合は上司の多忙を告げて面会を断りますが、その際も希望に沿えなかったことをしっかりとわびます。

相手が別の機会に面会することを求めてきたら、希望日時を２，３聞いておき、 上司に確認した上で予約をするか、改めてこちらから連絡して決めるように手配します。

・紹介状を持ってきた客の取り次き方

基本的に予約客と同様の応対をします。

「お待ち申し上げておりました」とあいさつし、来客が持ってきた紹介状（手紙や名刺）と相手の名刺を受け取って上司に取り次ぎます。