7.案内の要領とマナー

・案内を始める際のポイント

• 「応接室へご案内いたします」などと行き先を告げ、来客を導くように斜め前、２〜３歩先を歩きましょう。
• 廊下を曲がるときは、来客の方を振り返りながら誘導します。

・エレベーター乗降時のポイント

• エレベーターに乗る前に「５階でございます」などと行く階を告げます。
• エレベーターには秘書が先に乗り「開」のボタンを押して「どうぞ」と声を掛けて客を招き入れるようにしましょう。
• 降りるときは、客を先に降ろします。

・応接室に招き入れるときのポイント

• 応接室に着いたら「こちらでございます」と言い、ドアをノックして開けます。
• 外開きのドアは秘書がドアを引いておき、来客を先に通すようにします。
• 内開きのドアは秘書が先に入ってドアを押さえておき、来客を通します。
• 部屋に入ったら、来客に「どうぞ、こちらにお掛けになってお待ちください」と上座のソファーを勧めるようにします。

・応接室でのマナー

• 応接室では来客に上座を勧める
  上座は基本的には「入り口から遠い奥の席」ということを押さえておきましょう。
• コートや荷物などは秘書が預かる
  来客の帽子やコート、手荷物などは進んで秘書が受け取り、所定の場所に保管しておくようにします。 「こちらでお預かりいたします」などと言葉を添えることが重要です。 また、保管しておく場所を来客にも知らせるようにしましょう。
• 応接室の環境を快適にしておく
  いつ来客があってもいいように、応接室は整理・整頓しておきます。 また、来客が応接室にいるときは、ドアに「使用中」の表示をしておくことを忘れないようにしましょう。