4.接遇の要領とマナー

・秘書が心得ておくべきマナーや立ち居振る舞いの例

• 電車の遅れなどで遅刻したときは、課員全員に聞こえるように「おはようございます」とあいさつをし、上司や迷惑を掛けた関係者などに遅れたことをわびてから席に着きましょう。
• 外出する際は、近くの同僚に行き先と戻る時間を伝え、ついでに足す用がないか上司や近くの同僚にも声を掛けましょう。
  ※赤字部分は、試験の出題頻度も非常に高いのでよく覚えておきましょう。

・秘書が心得ておくべきマナーや立ち居振る舞いの例２

• 上司と一緒に歩くときは、上司に従うように上司の後ろについて歩きます。
• 廊下で前を歩いている目上の人を追い越す場合「失礼します」と声を掛けましょう。
• ドアを開けるときは必要以上に大きく開けてはなりません。
  同様に、閉めるときは音を立てないように手をドアノブからすぐに離さないで静かに閉めるようにします。

・職場でのマナーと立ち居振る舞い

• 人前で椅子に座る際は、両ひざを合わせておきましょう。
• 切電（電話を切ること）する時は、軽くお辞儀をして受話器は静かに置くようにします。
• 席を立つときは、必要以上に椅子を机から離さずに立ちます。その際、椅子は机の下へ静かに引いてしまうようにしましょう。
• 上司の机の前で報告をするときは、机の斜め前１．５ｍくらいのところに立って報告するのがよいとされています。
• 上司が自分のところに来て話しかけたら、すぐに立ち上がり、手は前で重ねて話を聞きましょう。
• 書類などを受け取ったり渡したりするときは必ず両手を使います。
• 書類を相手に渡すときは、相手が文面をそのまま読める向きにして渡しましょう。
• 誰かに座る席を指し示したり、方向を示す際は、指の隙間を空けず手のひら側を相手に向けて、片手全体で示すようにします。
• お辞儀は両手を体の前で重ねてしましょう。
• ビジネスの場にふさわしいファッションをしましょう。