3.仕事の進め方の要領

・提案して許可を求める

質問するときはただ「どうすればよいか」と尋ねるのではなく、状況に合わせた適切な方法を自分で考え、「私はこう思うが、どうか」のように尋ねるようにしましょう。

例えば「同僚に手伝ってもらってもよいか」「残業して仕上げてよいか」「明日夕方使うとのことだが、早朝出勤をして明日の午前中に仕上げておけば間に合うか」などと具体的な方法を提案し、許可を得るようにします。

自ら状況に応じたやり方を考えて許可を求めるようにすれば、上司も回答をしやくなります。

・使いの要領

秘書は取引先社内の他部署の上役に書類を届けたりすることがよくあります。

その際、他の仕事に支障がなければすぐに行くようにしましょう。また書類を受け取る際、先方に何か伝達することがないか確認するようにしましょう。

先方に書類を渡して伝言を伝えた後も、今度は先方に伝言がないかを確かめるようにします。また、トラブルがあり戻る時間が予定より遅れた場合、遅くなったことをわびるようにします。

・面談中の急用電話を処理する

上司が面談中に急用の電話が入ることもあります。その場合、面談の相手が社内の者か社外の人かにより、対応の仕方も変わってきます。

社内の者の場合
急用の電話が入っていることを伝えてしまってOKです。

社外の人の場合
面談中であること」「終了するおおよその時聞」の2点を告げます。
先方がそれまで待てない場合、メモで取り次ぎを行い、上司の指示を受けましょう。

・手伝いの要領

先輩や同僚に手伝ってもらう場合
まずは上司に話して了承を得ます。また、先輩等に依頼する場合、上司の許可を得ている事を伝えてから依頼するようにします。

手伝いを依頼された場合
上司が出張中などで手が空いている時、1時間程度の手伝いであれば、頼まれたときは快く引き受けるようにしましょう。

基本的には上司に手伝うことの了承を得ますが、上司不在の時はわざわざ許可を求める程のことではありません。

・ミスに対する処理

社内の担当者が作成した回覧資料などでミスを見つけた場合
明らかな間違い(文字の変換ミスなど)だった場合は、黙って修正して上司に渡すようにしましょう。

上司が作成した文書や資料の間違いを見付けた場合
固有名詞の間違いといった明らかな誤字を除き、上司に確認してから修正します。

取引先に対して見本品や資料などの送付ミスをした場合
まずは迷惑を掛けたことをわびましょう。
その後は、先方の要望を聞き、上司に相談してできるだけ希望に沿うようにしたいと伝えます。上司には苦情の件を伝え、その後どのようにするか指示を受けます。

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