新人秘書Ａ子は先輩から、不意の来客に上司の在席を聞かれたときは、「在席していても会うのは用件によってだから、在席していると言ってはいけない」と教えられた。次はＡ子がどのように言えばよいかを考えたことである。次の選択肢が、それぞれ正しいか否かを答えなさい。
1．「不意に来られても困るので、代理の者ではどうか」と言う。
誤り
2．「予約がないと取り次げないので、出直してもらえないか」と言う。
誤り
3．「上司に会うかどうか聞いてくるので、少し待ってもらえないか」と言う。
誤り
4．「上司が席にいるか確かめてくるので、用件を教えてもらえないか」と言う。
正しい
「在席していると言ってはいけない」かつ「用件を尋ねる」対応であり、このようにした上で上司に伝えて判断を仰ぐのが無難です。
5．「今日は上司の予定に空きがないので、分かる者を呼んでくるがどうか」と言う。
誤り
不意の来客の場合、上司が在席していても会うかどうかは用件次第である。在席していると言ってはいけないのだから、在席を確かめてくると言って用件を尋ね、上司に伝えるのが適当な対応ということになる。
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