4.効率的な仕事の進め方
・優先順位を決めて計画的に進める
仕事は緊急性や重要性の高いものから優先的に進めていく必要があります。指示された順に進めればよいわけではありません。今進めている仕事よりも急ぎの仕事が入ってきた場合、一旦進めている仕事を中断して急ぎの仕事に取り掛かりましょう。
一定期間に複数の仕事を抱えるような場合は優先順位をつけていきましょう。優先順位は仕事の性質から判断します。
・期限が迫っている仕事か？
・集中してやらないとできない仕事か？
・手すきのときに断続的にできる仕事か？
・時間的余裕がある仕事か？
優先順位をつけて計画的に時間配分をしていけば、効率的に仕事を進めていくことが可能になります。優先順位に迷ったときは、自分で判断せず上司に相談することも重要です。
・優先順位を決めて計画的に進める
・時間の把握
何度も似たような仕事をやる場合、仕事の所要時間の目安を把握しておく。仕事時間の記録を取っておくようにするとよい。
・時間の推測
これまでの経験から、引き受けた仕事のおおよその時間を推測する。
所要時間は推測した時間より多めに見積っておく。
・手分け
印刷資料の封筒入れなど、同僚と手分けして作業した方が効率的だと思われる仕事もある。その場合は、上司に相談して了承を得ておく。
・空き時聞の有効活用
上司が長期出張したときは、比較的時間の余裕が生まれることが多いです。
このような時は、忙しいときには手を付けられなかった仕事を処理するようにします。
・名刺の整理
・電話番号簿、住所録、名簿などの整理
・資料の作成や整理
・新聞、雑誌の切り抜きとスクラップ
・仕事の標準化
仕事を標準化は以下の様なメリットがあります。
・仕事時間の短縮
・仕事の漏れをなくす
・仕事の効率や確実性アップ
具体例をあげます。
・繰り返し使う文書のフォーム化
コンピューターで文書作成する際、基本となる形式を作成して保存しておくと良い。
２回目以降はそのフォーマットに部分的に手を加えれば完成するため、仕事の効率化を図ることができる。
・出社後、退社前の仕事の標準化
出社直後や退社前に実施する項目を書き出し、チェックリストを作成しておく。
仕事の効率化が図れ、また、確認事項の漏れも防ぐことができる。
退社時チェックリストの具体例
1.予定表を参照し、明日の仕事の段取りを考える。
2.机上の整理、部屋と応接室を片付ける。
3.上司の忘れ物がないかチェックする。
4.キャビネット、ロッカー、金庫などに施錠する。
5.パソコンやコピー機などのスイッチを切る。
6.帰りに投函する郵便物を用意する。
7.火の点検と戸締りをする。
・出張事務の標準化
上司の出張の際も、事前・事後にやるべき仕事の手順を列挙してチェックリストやフォーマットを作成しておくと効率的になります。
・宿泊の手配
・交通機関の手配
・旅程表の作成
・旅費等の仮払い
・費用の精算