３日で受かる！秘書検定３級 - 秘書検定にすばやく合格！

4.オフィス管理3

・執務室・応接室の整理整頓チェック項目

• 机、椅子、応媛セットの位置。
• ブラインド、カーテン。
• 掛け時計の時刻。
• カレンダーのめくり忘れはないか。
• ゴミ箱は空になっているか。
• 新聞や雑誌はマガジンラックで整頓されているか。
• 新聞や雑誌は最新のものか。
• 机の上の備品は正しい位置にあるか。
• 机の上には余分なものがないか。
• 書欄の本やバインダーなどは整理されているか。
• 壁の絵画や飾り棚の置物は綺麗に配置されているか。
• 観葉植物に水をやったか。
• 枯れ葉が植木鉢に落ちていないか。
• テーブルの上に設置してあるライターの火は付くか。
• 灰皿はきれいになっているか。

・オフィスレイアウト

部屋のレイアウトを一任されたら、まず上司の机、応接セットの配置を考え、後は動線を考慮して備品類を配置していきます。

◎上司の机の配置
上司が集中できるように、直接入り口から見えない部屋の奥に上司の机は配置するようにします。

◎秘書と上司を対面しないようにする
秘書と上司は同室の場合は、常に向き合っていると上司が落ち着いて仕事ができなく感じてしまうこともあります。秘書はお客様に対応するなど、デスクワーク以外の仕事も多いからです。ついたてを使い部屋を仕切るなど、上司が落ち着いて仕事を出来るスペースを作るのも秘書の仕事です。

◎照度を考える
上司が座った時に、窓が後ろか左側にあるように配置します。
そうすると外部からの光が上司の手元に入りやすくなります。

◎秘書の机の位置
来客の出入りがすぐ分かるよう、入り口の近くに配置します。

◎キャビネットの位置
秘書が使いやすい場所に配置します。

◎応接セットの位置
上司が座りやすいように配置します。
また、来客が座ったとき、秘書と向かい合わないような位置にします。