2.オフィス管理1
・机の上の整理
- 上司の机を整理するときは、机の上の備品の配置を変えたりしてはいけません。
- 上司が仕事中に机の上に広げた書類などは勝手に整理してはいけません。
- 時間のメモリは上司の都合に合わせて設定するが、通常は午前８時から午後９時程度になることが多い。
- 上司の机の上にある紙切れなどにはメモが書いてある場合もあるので、整理する前に確認します。
・引き出しの使い方
- どこに何を入れるか決めておきましょう。
- 使い終わった事務用品は必ず元に戻すようにしましょう。
- 上司の机の引き出しは勝手に開けて整理しないようにしましょう。
・事務用品の管理
- 使いやすい事務用品を選んでそろえましょう。
- 消耗品は予備を用意しておきましょう。
- 消耗品の補充も怠らないように気を配りましょう。
- 日付印の日付が合っているかチェックしましょう。
- 故障品や破損品があれば総務やメーカーに相談しましょう。
・事務用品の種類
「机」「椅子」「キャビネット」「保管庫」「トレー」「チェックライター（金額を打刻する器具）」「ナンバリング（自動的に番号を印字していく器具）」「ステープラー（ホチキス）」「穴開け器（穴あけパンチ）」「ファスナー（穴開け器で開けた書類をとじるファイル）」「日付印」などがあります。
消耗品では「鉛筆」「シャープペンシル」「ボールペン」「サインペン」「マーカー」「消しゴム」「朱肉」「スタンプ台」「透明テープ」「両面テープ」「クリップ」「のり」「メモ用紙」「付箋」「ステープラーの針」「シャープペンのしん」などがあります。
・オフィス機器の知識
◎復写機（コピー機）
文書を複写する機械です。ファックス機能、スキャナー機能などを備えているものが主流となっています。
◎ファクシミリ（ファックス）
電話回線を通じて画像を遠隔地に送信する機械です。電話が通じていれば、海外でも送信可能です。郵送と違って文書が手元に残りますが、解像度が低いため、写真原稿などには向きません。相手先の番号を間違えると情報が他に漏れてしまうので、重要文書などはファックスで送らないのが原則です。
◎パソコン（パーソナルコンピューター）
文書作成ソフトや計算ソフトなどで事務で必要とされるあらゆる文書が作成できます。また、インターネットに接続していれば、電子メール文書のやりとりができます。その他、インターネットを利用して企業や官公庁が公開しているホームページから情報入手が可能です。
◎プリンター
パソコンと接続して作成した文書をプリントする機械です。
◎スキャナー
文書や画像をデジタルデータ化してパソコンに取り込む機械です。
◎プロジェクター
図や文字をスクリーンに映し出す機械です。研修会や会議、プレゼンテーションでよく利用されます。
◎シュレッダー
機密を保持するために廃棄文書を細かく切り刻める機械です。
◎ホワイトボード
会議によく利用される白地のボードで、水性インクで文字などを書く事ができます。