1.予定表
・予定表の種類
上司の行動予定をしっかり管理するためには、一覧性のある表にして管理するのが一番です。
予定表は、基本的には大枠から埋めていき、後から細かい予定を入れていきます。
つまり、年間で決まっている行事や定例会議などの予定をまず埋めてしまい、次に月間、週間、日々とスケジュールを埋めていきます。
この４種類の予定表の全てを用いても、不要なものは省略しても大丈夫なので、上司と相談してどれを使うかを決めておきます。
- 年間予定表
年間で行われる社内外の主要行事を記入します。
新年会、株主総会、定例取締役会、定例常務会、創立記念式典、夏期休暇などがあります。
- 月間予定表
１カ月の行動予定を記入します。
年間行事のほか、出張や会議、会合、訪問予定などの基本事項を記入します。
- 週間予定表
確定した行動予定を１週間分、時間単位で記入します。活用頻度が最も高いです。
会議、会合、面談、出張、講演、式典などを細部まで正確に書きましょう。
- 日々予定表（日程表）
その日１日の上司の行動予定を分単位で記入する予定表です。
備考欄を設けて細かい点を確認できるようにしましょう。
・予定表を作成するときの留意点
- 予定表は基本的に１枚の用紙で作成するようにする。
- 日々予定表や週間予定表には時間の目盛りを作る。
- 時間の目盛りは上司の都合に合わせて設定するが、通常は午前８時から午後９時程度になることが多い。
- 日々予定表と週間予定表には備考欄を設ける。
- 休日であっても予定表には土曜、日曜の欄を設ける。
・予定を記入する際の留意点
- ・記入する内容例
「出張」「会議」「会合」「面談」「訪問」「講演」「式典」「採用面接」「依頼原稿締切日」
- 見やすく、正確に、簡潔に書く。
- よく使用する言葉を記号で表記するとスペースを取らず便利。
例）出張→□ 会議→○ 面談→△
- 変更前の予定が分かるように予定変更時は二重線で消す。
・予定の変更と調整
- 行事の変更
上司に変更を告げ上司と秘書の予定表を修正します。
- 当方の都合で予定を変更する
上司の指示に従って関係者と調整した後、上司と秘書の予定表を修正します。
- 面会の約束を断る場合
先方に詫びを入れ、希望の日時を二、三聞いておきます。上司の意向を聞いて日時を決めた後、速やかに相手に連絡するようにします。
- 先方の都合で予定変更を申し入れてきた場合
上司の意向に従って先方と新しい予定を決め、上司と秘書の予定表を修正します。
- 予定が変更になった場合
上司の予定表を配布していた関係者に漏れなく連絡し、予定表の修正を依頼します。
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