3.書類の整理法

・整理の方法

書類の整理には大きく相手先、主題別の二つの方法があります。

・相手先別整理

手紙や書類などを「誰から来たものか」で分類整理する方法です。
相手先別に分類したフォルダーにそれぞれの関係書類を入れてまとめます。
従って、フォルダーのタイトルは「山下商事」「中嶋工業」などと相手先名になります。

相手先別に整理する場合、五十音順やアルファベッ卜順にまとめる方法が有益です。
数が少ないうちは「ア行」「力行」など行ごとに分類した方がすっきりするでしょう。
海外との取引が多い場合は五十音順とアルファベット順を併用するのも良い方法です。

・主題別整理

書類や資料をテーマ別に分類する方法です。カタログの分類によく使われます。
カタログは相手先別に分類してもあまり意味がなく、知りたいのは比較検討できる商品情報です。
(「新しいパソコンを購入するならどこの会社のものがいいかな」など)

従って「コピー機」「スキャナー」などテーマごとにまとめる主題別整理で分類します。
また、数が多くなってきたら「パソコン関係」「OA機器関係」「事務用品」などと大きなくくりで分類しておくと捜す場合に便利です。

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