2.定型業務1

・上司の身の回りの世話

秘書の仕事は上司の仕事のサポートです。上司が仕事に専念できるよう、上司の身の回りの雑務を行うことも秘書の重要な仕事の一つです。

上司の私用であっても、上司が仕事に専念できることが秘書の存在意義である以上、他の業務と区別せずに処理しましょう。

【具体例】

・食事やお茶の手配

・嗜好品や常備品の購入

・車の手配

・上司の健康状態への配慮(常備薬の購入、定期検診の予約等)

・上司の私的用事に関する事務(同窓会の連絡など

・日程管理

上司の行動予定をしっかり管理することは、上司が仕事を円滑に進めることにつながるため重要です。二重予約や予約漏れがないようにしっかりチェックし、日程変更があれば調整するなどして、ミスのないように対応する必要があります。

上司の体調他の予定との兼ね合いなども考慮し、無理のないスケジュールを組むことは秘書として重要な能力です。

【具体例】

・予定の蛮更に伴う調整

・上司への確認

・面会予約客の取次

・予定表の作成記入

・関係先への連絡

・来客接遇

お客様を接遇することは、上司と関係者が良い関係を築くために必要なことです。お客様に気持よく過ごしてもらうために、様々な配慮をする必要があります。

【具体例】

来客の受付

・来客の取次

・来客の案内

・来客の接待(茶菓、食事の提供など)

上司不在中の来客の対応

・来客の見送り

・電話応対

電話は声だけを頼りに行うため、聞き違いなどが起きやすいです。普段以上に注意を払い、間違いがないよう正確な情報の受け取り、伝達を心がけましょう。

【具体例】

・上司宛の電話の応対

・上司が架電する電話の取次

・上司不在中の電話応対と報告

・問合せへの応対(関係者からの各種問い合わせに対する応答)

・会議・会合

会議には大きく分けて次の2通りがあります。

上司がメンバーになっている会議
上司が主催する会議

上司が主催する会議では特に秘書の役割は大きいです。

【具体例】

・会議開催の通知状の作成と送付
(※社内などの会議はメールや電話、ファックスでの通知が多い)

・必要な資料の作成と配布。

会場の手配と準備

・参加者の受付

参加者への資料配布

・茶菓、食事の手配と接待

議事録の作成(秘書が担当しない場合はその手配

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