2.定型業務1
・上司の身の回りの世話
秘書の仕事は上司の仕事のサポートです。上司が仕事に専念できるよう、上司の身の回りの雑務を行うことも秘書の重要な仕事の一つです。
上司の私用であっても、上司が仕事に専念できることが秘書の存在意義である以上、他の業務と区別せずに処理しましょう。
【具体例】
・食事やお茶の手配
・嗜好品や常備品の購入
・車の手配
・上司の健康状態への配慮（常備薬の購入、定期検診の予約等）
・上司の私的用事に関する事務（同窓会の連絡など）
・日程管理
上司の行動予定をしっかり管理することは、上司が仕事を円滑に進めることにつながるため重要です。二重予約や予約漏れがないようにしっかりチェックし、日程変更があれば調整するなどして、ミスのないように対応する必要があります。
上司の体調や他の予定との兼ね合いなども考慮し、無理のないスケジュールを組むことは秘書として重要な能力です。
【具体例】
・予定の蛮更に伴う調整
・上司への確認
・面会予約客の取次
・予定表の作成記入
・関係先への連絡
・来客接遇
お客様を接遇することは、上司と関係者が良い関係を築くために必要なことです。お客様に気持よく過ごしてもらうために、様々な配慮をする必要があります。
【具体例】
来客の受付
・来客の取次
・来客の案内
・来客の接待（茶菓、食事の提供など）
・上司不在中の来客の対応
・来客の見送り
・電話応対
電話は声だけを頼りに行うため、聞き違いなどが起きやすいです。普段以上に注意を払い、間違いがないよう正確な情報の受け取り、伝達を心がけましょう。
【具体例】
・上司宛の電話の応対
・上司が架電する電話の取次
・上司不在中の電話応対と報告
・問合せへの応対（関係者からの各種問い合わせに対する応答）
・会議・会合
会議には大きく分けて次の２通りがあります。
・上司がメンバーになっている会議
・上司が主催する会議
上司が主催する会議では特に秘書の役割は大きいです。
【具体例】
・会議開催の通知状の作成と送付
（※社内などの会議はメールや電話、ファックスでの通知が多い）
・必要な資料の作成と配布。
・会場の手配と準備
・参加者の受付
・参加者への資料配布
・茶菓、食事の手配と接待
・議事録の作成（秘書が担当しない場合はその手配）