3.定型業務2
・交際
上司は一般的に交際範囲が広く、慶事や弔事など様々な関係者のイベントに関わる必要があります。上司の負担を和らげるため、秘書は慶事や弔辞についての知識を持ち、適切にこなしていく必要があります。
【具体例】
・冠婚務祭に関する事務
・冠婚葬祭の代理出席
・中元・歳暮等の贈答品手配や事務
・出張・旅行等に関する事務
上司が出張することは国内外を問わず多くあります。その際必要となる書類や資料の準備だけでなく、宿泊施設や交通機関などの手配、旅費の精算なども秘書がこなすべき仕事です。
【具体例】
・資料や書類などの準備
・宿泊先や交通機関の手配
・旅程表の作成
・関係先との連絡・調整
・旅費関係の経理事務
・文書事務
社内文書や社外文書の作成、それらの文書の受信・発信事務が秘書の仕事です。文書の目的に応じて作成できるよう、文書作成のノウハウをしっかり勉強するとよいでしょう。
【具体例】
・社内文書の作成や清書
・社外文書の作成や清書
・文書の受信・発信事務
・文書や資料の整理
・文書や資料の保管
・経理事務
上司が日常的に使用する経費の仮払いや精算事務も秘書の仕事。金銭管理は少しでも間違うと大きな問題になりかねないため、預かった金銭の管理や、伝票に記入する金額などには十分注意を払いましょう。
【具体例】
・経費の仮払い
・経費の精算
・諸伝票の作成
・上司が加入している社外の団体への会費支払い
・上司が加入している社外の団体の各種催事への参加手続き
・環境整備
上司や来客が快適に過ごせる環境を作るのが秘書の仕事。
上司の執務室や応接室をしっかり管理するのも重要な仕事です。
【具体例】
・上司の執務室や応接室の整理整頓、清掃
・照明・換気・温度の調節
・騒音防止への配慮
・備品・事務用品の補充と整備
・情報管理
新聞やテレビなどマスコミへの対応は勿論、上司が求める情報を集めるのも秘書の仕事です。
【具体例】
・社内外からの情報収集
・社内外への情報伝達
・資料の整理
・マスコミへの対応