３日で受かる！秘書検定３級 - 秘書検定にすばやく合格！

3.秘書に要求される人柄2

・洗練された身のこなしと状況に応じた適切な態度

誰に対しても以下の態度を取るようにします。

度を越した親しみやすさは相手に「馴れ馴れしい」「無礼だ」と感じさせることも考えられので、相手の立場を意識し、礼節をわきまえながら一定の節度を保つようにしましょう。

・来客の接遇

ビジネスの場では、洗練された身のこなしが自然に出来ること、適度な緊張感をもってきびきびした態度で仕事を処理していくことが望まれます。

身のこなしが不自然だったり不快だったりすれば、来客に不快感や不安感を与えてしまい、会社のイメージを悪くしてしまうことも考えられるので、相手の態度にかかわらず、冷静で友好的な態度で接することが重要です。

また、来客の有無に関わらず緊張感を持って振る舞うことも大切でありいつどこで誰が見ているか分からないので、常に気を抜かずにいるようにします。

・苦情や注意を受けた際

来客や取引先から苦情を受けた時の態度は非常に重要です。

こちらの落ち度に対しては謝罪をしましょう。また、事後処理は誠意ある態度で行いましょう。

上司や先輩秘書から仕事上のミスに対して注意を受けた場合も同様です。素直に謝り、反省している態度を示して、同じミスをしないように改めましょう。

・相手を尊重した言葉遣い

秘書は言葉遣いにもしっかり注意を払いましょう。

敬語や接遇用語を適切に用いるのは基本ですが、加えて相手の立場に立つこと、そして明確かつ正確に話すことを意識しましょう。

時には反対意見を述べる必要がある場合、または相手の依頼を断る場合も考えられます。その場合は、相手に嫌な気分をさせないように、言葉を選んで話すようにします。