4.上司へのサポートに徹する
・上司へのサポートに徹する
秘書の仕事は、上司がメインの仕事に集中できるようにサポートすることであり、秘書は上司と関係者の間に立つ人間関係の潤滑油と言えます。
裏方の仕事であるので、むしろ「目立たない」「出過ぎない」方が良いといえます。
上司が本来の業務に専念できるよう、身の回りの世話や私的事務の補佐も秘書が行う仕事の一つです。
・人間関係のパイプ役となる
上司が、社外や社内の関係者と円滑な人間関係を築くのを補佐することが秘書の役割の一つです。
社外の人とのパイプ役としては、上司が関係する「お客さま」「取引先」「業界関係者」「報道機関」などがあり、上司の友人・知人のほか、上司の関係者から紹介を受けた人も考えられます。
誰に対しても、公平で誠実な態度で接し、上司が良い人間関係を維持できるよう努めなければなりません。
社内の人とのパイプ役としては、先輩や同僚、後輩に加えて、社内の関係部署の人たちとも積極的にコミュ二ケーションを図ることが大切です。
資料や協力が必要となったり、いざというときに手助けが得られるように、仕事以外のことでも親しく話すなど交流をし、相手が困っているときは進んで手伝いをしましょう。
・上司の意向にそって仕事をする
上司が気持ちよく仕事を進められるようにすることが秘書の仕事の目的です。そのためにも、次の事項に留意しましょう。
・自分流のやり方や前の上司のやり方を押し通したりしない。
・上司が変わったときは、その上司の前任秘書に仕事のやり方を聞いたり、新しい上司に仕事のやり方をこれでいいかと聞くなど、上司の意向に合わせていく
・上司の人間性を理解していくことで、上司の意向に沿った仕事をする上での役に立つ
・必要以上に上司のプライバシーに立ち入らない
・身の回りの世話
上司が快適に仕事ができるように、車の手配、お茶や食事の世話なども秘書が行います。嗜好品など上司の好みを知ることや、天候、上司の体調を知っておくこと、それを踏まえて熱いお茶を出すのか冷たい飲み物を出すのか判断するなど、日常的な気配りが重要になります。
また、上司の主治医の連絡先を手帳に控えておくなど、何かあった時にどのように対応するかを心得ておくことも重要です。
・私的事務の補佐
仕事に関する補佐と同様に上司の私的な用事に関しても補佐しましょう。
現在の仕事に直接関係していなくとも交流を続けている人はいるでしょう。
そういった人たちに関する葬儀や結婚式、パーティーなどに対する事務の補佐なども大切な仕事です。
また、上司の家族への連絡なども、上司を補佐する上で必要な場合もあります。