次は秘書Ａ子が、上司からの指示を速く的確に受けられるよう心掛けていることである。次の選択肢が、それぞれ正しいか否かを答えなさい。
1．指示を受けるときは、上司の言っていることを全部メモするようにしている。
誤り
全部メモするのは無駄が多く、指示を速く的確に受ける妨げになりかねません。メモを取る際は、指示の内容を忘れないためや間違いをなくすために要点を書き留めるようにします。
2．メモ用紙と筆記具は、呼ばれたらすぐ持っていけるようにいつも机上に置いている。
正しい
3．上司が使うことの多い用語は記号などを決めておき、メモが速く取れるようにしている。
正しい
4．呼ばれたらすぐに上司の方を向いて返事をしながら立ち上がり、上司の所に行っている。
正しい
5．指示は受け終わったら要点を復唱し、特に日時や数字などは必ず確認するようにしている。
正しい
指示を受けるときにメモを取るとは、指示の内容を忘れないためや間違いをなくすために要点を書き留めるということ。上司の言っていることを全部メモするなどは無駄が多く、指示を速く的確に受けることにならないので不適当ということである。
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