秘書Ａ子の上司（部長）がＫ社のＳ部長を訪問するため出掛けたところへ、営業部長が、「上司に急ぎで確認したいことがある」と言ってきた。上司は携帯電話を持っていない。このような場合、Ａ子はどのように対処すればよいか。次の選択肢が、それぞれ正しいか否かを答えなさい。
1．営業部長に、上司がＫ社に着くころ電話し自分が確認するので、確認事項をメモしてもらいたいと頼む。
誤り
営業部長が直接上司に取り次げるように手配する方が良いので、不適切です。
2．Ｋ社に電話してＳ部長を呼び出してもらい、上司が着いたら自分に電話するよう伝えてもらいたいと頼む。
誤り
呼び出すならS部長の秘書です。S部長を呼び出すのは失礼です。
3．営業部長に確認事項をメモしてもらってファックスでＫ社に送り、上司に渡してもらいたいと電話で頼む。
誤り
ファックスは他社に自社の緊急の用件を知られてしまうため、その内容によっては不適切ですし、そもそも電話をかけてもらうように依頼するだけで済む話です。
4．Ｋ社に電話しＳ部長秘書に、上司が着いたら面談に入る前に自分に電話するよう伝えてもらいたいと頼む。
正しい
営業部長の用件は急ぎのため、上司がＫ社に着いたら面談に入る前に自分に連絡してくれるように頼んでおくのがよい対応です。電話がかかってきたら営業部長に取り次げば、営業部長は直接上司に確認できます。
5．Ｋ社に電話してＳ部長を呼び出してもらい、面談に入る前に上司に急用ができたと伝えてもらいたいと頼む。
誤り
呼び出すなら秘書です。S部長を呼び出すのは失礼です。
営業部長の用件は急ぎということだから、上司がＫ社に着いたら面談に入る前に自分に連絡してくれるように頼んでおくのがよい。電話がかかってきたら営業部長に取り次げば、営業部長は直接上司に確認できる。頼むなら秘書がよいので４が適当になるということである。
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