（最新テキストの頻出論点から作成）
次は秘書Ａ子が、上司の留守中に受けた電話の伝言メモについて心掛けていることである。次の選択肢が、それぞれ正しいか否かを答えなさい。
1．電話を受けた時刻は、電話が終わった時刻を書いている。
正しい
伝言メモには電話があった時刻を書きますが、電話が終わった時刻を記入すればよく、通話時間を推測してかかってきた時刻を計算する必要はありません。
2．折り返しの電話を求められたときは、相手の会社名と名前、電話番号のほか、相手が在席している時間も書いている。
正しい
折り返しの電話を頼まれたときは、上司が電話をかけるのに必要なこととして、相手の会社名・名前・電話番号と、相手の在席時間を書いておきます。
3．要点を素早く書けるように、自分で決めた略号を使って書いている。
誤り
心覚えメモや要約メモは自分で分かればよいので簡略化してもよいですが、伝言メモは人に渡すものなので、相手が理解できるように丁寧に読みやすく書きます。自分だけに分かる略号は使いません。
4．書き終えたメモは上司の机の目に付きやすい場所に置き、上司が戻ったら口頭でも伝えている。
正しい
伝言メモは上司の机の上の目に付きやすい場所に置き、上司が帰ってきたら口頭でも報告します。
5．電話の内容には関係がないので、通話にかかった時間は書いていない。
正しい
通話時間は伝言の内容に関係がないので、メモする必要はありません。
メモには自分のための心覚えメモや要約メモと、人に伝えるための伝言メモがある。心覚えメモや要約メモは後で自分が見て分かればよいので記号などで簡略化してよいが、伝言メモは上司に渡すものだから、相手が理解できるように丁寧に読みやすく書かなければならない。自分で決めた略号を使って書いているのは不適当ということである。
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