（最新テキストの頻出論点から作成）
次は秘書Ａ子が、バーチカル・ファイリングで書類を相手先別に五十音順に整理するとき、先輩から教えられたことである。次の選択肢が、それぞれ正しいか否かを答えなさい。
1．書類は、厚紙を二つ折りにした「フォルダー」に挟み、折り目を下にしてキャビネットの引き出しに立てて収納する。
正しい
バーチカル・ファイリングは、書類をとじないでフォルダーに挟み、キャビネットの引き出しに立てて並べる整理方法です。フォルダーは折り目を下にして収納します。
2．「ガイド」とは、「ア」「イ」などの見出しを付けてフォルダーのグループの先頭に置く厚紙のことである。
正しい
ガイドは、分類したフォルダーのまとまりに対して付ける見出しの役割をする厚紙で、各グループの先頭に置きます。
3．初めて取引する相手の書類は「雑フォルダー」に入れておき、書類が増えたらその相手の「個別フォルダー」を作る。
正しい
雑フォルダーは、個別フォルダーを作るほどの文書量がない相手の書類を取りあえず入れておくフォルダーです。書類が増えればその相手の個別フォルダーを作ります。
4．引き出しの中は、「ア」のガイドの後ろに「ア」の雑フォルダーを置き、その後ろに「ア」で始まる各社の個別フォルダーを並べる。
誤り
「ア」のグループは、最初に「ア」のガイド、次に「ア」に属する各社の個別フォルダー、最後に「ア」の雑フォルダーの順に並べます。雑フォルダーはグループの最後に置きます。
5．フォルダーの数が少ないときは、「ア」「イ」「ウ」ではなく「ア」「カ」「サ」のように行ごとにガイドを設ける。
正しい
フォルダーの数が少ない場合は、「ア」「イ」「ウ」ごとではなく「ア」「カ」「サ」など行ごとにガイドを設けた方が実践的です。
五十音順に整理したキャビネットの引き出しの中は、「ア」のガイドを先頭に置き、次に「ア」で始まる各社の個別フォルダーを並べ、最後に「ア」の雑フォルダーを置く。以下「イ」「ウ」と同じことを繰り返す。雑フォルダーをガイドの直後に置くのは順序が違っていて不適当ということである。
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