（最新テキストの頻出論点から作成）
秘書Ａ子の上司（部長）は出張中で、明後日に戻る予定である。そこへ取引先のＨ氏から電話があり、「来週、部長に会って相談したいことがある」と面会の申し込みがあった。次はこのときＡ子がＨ氏に言ったことである。次の選択肢が、それぞれ正しいか否かを答えなさい。
1．「あいにく部長は出張中で明後日に戻りますので、戻りましたら都合を確かめて、こちらからご連絡いたします」
正しい
面会するかどうかを決めるのは上司です。上司の都合を確かめてこちらから連絡すると話すのが、申し込みを受けたときの基本の対応です。
2．「差し支えなければ、ご用件を伺えますでしょうか」
正しい
面会の申し込みを受けたら、用件を聞いておいて上司に伝えます。
3．「ご希望の日時を二、三お聞かせいただけますでしょうか」
正しい
相手の希望日時を二、三聞いておき、上司に報告して調整するのが日程調整の仕方です。
4．「来週でしたら水曜日の午後が空いておりますので、その日でいかがでしょうか」
誤り
面会の約束を決めるのは上司です。空いている日時を伝えれば相手は面会の約束をしたと受け取ってしまいますし、部外者に上司のスケジュールを教えることにもなるので不適当です。
5．「部長が戻りましたら、Ｈ様からお申し出があったことを伝えておきます」
正しい
申し込みの受け付けは秘書がしますが、面会するかどうかは上司が決めることなので、上司に伝えて意向を聞きます。
面会の申し込みを受けるのは秘書の仕事だが、会うか会わないかを決めるのは上司である。従って、上司の都合を確かめてからこちらから連絡すると話し、用件や希望日時を聞いておくのが申し込みを受けたときの対応になる。空いている日時を伝えれば、相手は面会の約束ができたと受け取ってしまう。また、部外者に上司のスケジュールを教えることにもなるので不適当ということである。
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