３日で受かる！秘書検定３級 - 秘書検定にすばやく合格！

4.名刺の整理と分類

・名刺の整理・管理法

◎名刺整理簿を活用する
帳簿式になっており、名刺サイズよりやや大きく区切ったビニールなどの透明のシートと台紙の間にポケットに名刺を入れていくタイプのものが一般的です。

メリットは一覧性があり見やすいことです。デメリットは差し替えが不便で名刺の増減に対応できない点です。
例えば名刺が不要になったとき、順次差し替えて押し詰めていかないと歯抜け状態になってしまいます。

◎名刺整理箱を活用する
細長い箱に名刺を横に立てて収納出来ます。
「ア」「カ」「サ」などのガイドで区切って整理すると良いでしょう。

メリットは名刺の増減に対応できることです。出し入れも楽で、名刺の数が多くても問題ありません。
デメリットは一覧性がないことです。いちいち出さないと名刺をチェックできません。

◎パソコンを活用する
多くのメリットを持ちます。名刺の増減に対応でき、名刺データの訂正も簡単。
その上検索も速いため、パソコン管理するケースは増加しています。

一方で、データ化された情報はコピーなどがしやすく、個人情報の漏洩のリスクを伴うというデメリットがあります。

・名刺の整理・管理をするときの留意点

• 受け取った名刺にはメモを残すことで後々思い出しやすくなります。
  日付や紹介者名、その人の特徴（背が高い、など）をメモしてガイドのすぐ後ろに置くと良いでしょう。


• 必要があって抜き出した名刺を名刺整理箱に戻す際は、元の場所ではなくガイドの後ろに戻すようにしましょう。
  よく使う名刺がガイドの近くに集まるようになり効率的です。
• 肩書や住所・電話番号などの変更があった場合、その部分をすぐに名刺に記入し訂正するようにします。


• 新しい名刺をもらったら、古い名刺と差し替えておきます。


• 使わなくなった名刺は廃棄するようにして整理します。


• 名刺を処分するときは細かく破ってから廃棄するようにします。


• 上司の私的な名刺やよく利用する飲食店の名刺などは、業務上の名刺とは別に管理するようにします。

・名刺の分類法

「個人名」「会社名」「業種別」での分類がよく行われています。
そのどれを用いるかは「どれで捜すことが多いか」によって決めましょう。
「個人名」や「会社名」は五十音順で分類するとよいでしょう。

また個人で保管する名刺は以下の分け方でもよいでしょう。