1.受信文書の取り扱い
・受信文書の取り扱い
以下の二種類に大別できます。
- 「公信文書」
業務にかかわる文書のこと - 「私信文書」
上司宛ての個人的な手紙
秘書はそれらを分類して上司に渡します。
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・取り扱い手順
1.「公信文書」「私信文書」「不明文書」に分類する。
- 不明文書とは、公信文書か私信文書かわからない文書のことです。
- 私信文書と不明文書は開封せずに上司に渡す。
- 封筒に差出人の社名が書いてないものは私信と見なします。
2.公信文書を「書留」「親展」「その他」に分類する。
- 「書留」「親展」は開封しないで上司に渡します。
- 「書留」は受信簿に記録してから渡します。
3.残った「その他」の文書は開封し、以下の要領で上司に渡す。
- 公信文書は「速達」や「至急」と書かれていても開封します。
- 請求書や見積書などは各項目ごとにチェックし、間違いがないか確認します。
- 同封物があると書かれた文書では、同封物が入っているか確認します。
- 返信文書の場合は、こちらが出した往信文書の控えを添付します。
- 複雑なものは要点をメモしたり、重要な箇所にアンダーラインを引くと丁寧です。
- 封筒は文書の後ろにクリップで留めます。
- 重要文書を上にして渡します。
- 上司に渡す必要のないダイレクトメールや広告類は処分します。
・発信文書について
上司が出す文書を発信文書といいますが、秘書が宛て名書きをして、切手を貼って出します。
親展や儀礼的な文書には、「〆」印を書いたり封印を押したりします。
・発送依頼
発送業務を秘書でなく文書課などがまとめてこなす場合、引き継ぎには以下のパターンがあります。
- 文書をそのまま渡し、後の処理を任せる。
- 文書を封筒に入れて、宛て名書きと封をして渡す。
- 文書を封筒に入れて封をし、宛て名書きと切手貼りをして渡す。
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