5.カタログ・雑誌の整理

・カタログの整理

商品案内の冊子のことをカタログといいます。
以下のような点に注意して整理します。

• カタログは「机」「椅子」「棚」など商品ジャンル別に分けます。
• 薄いカタログは、バーチカル・ファイリングの方法を利用して、商品別の個別フォルダーに整理します。
• 分厚いカタログや総合カタログは書籍のように立てて書棚などに整理するようにします。

・雑誌の整理

• 定期購入している雑誌には「受け入れ年月日」を控えておきましょう。
• 背表紙に「雑誌名、発行年と号数」を書いておきましょう。
• 上司の部屋や応接室には最新の雑誌を常に用意しておきます。
• 自社の刊行物は基本的に全て保存しておきます。
• 自社以外の一般誌は前年分を保存しておきます。
• 自社以外の専門誌は長くて５年分くらい保存しておくのが一般的です。

・雑誌・カタログの関連用語

• 日刊／週刊／月刊
  日刊は毎日、週刊は毎週、月刊は毎月発行される刊行物です。
• 旬刊／隔月刊
  旬刊は１０日に１回、隔月刊は２カ月に１回発行される刊行物です。
• 季刊
  年に４回発行される刊行物です。
• 増刊
  定期刊行物が定期以外に、臨時に発行される刊行物です。
• 絶版
  売り切れた後、印刷・販売をしていない刊行物です。
• 総合カタログ
  会社の取り扱い商品を一冊にまとめたものです。
• リーフレット
  広告や案内用などの１枚ものの印刷物です。
• パンフレット
  小冊子のことです。
• バックナンバー
  定期刊行物の発行済みの号のことです。
• 総目次
  雑誌などの半年分や１年分の目次を集めたものです。
• 索引（インデックス）
  書物の中の重要な語句や事項とその所在を示した表のことです。
  一定の順序に配列することで、探すのが容易になります。

・雑誌・カタログの切り抜きと整理

秘書は、上司が指示した記事を切り抜くほか、新聞や雑誌に目を通し、上司にとって必要と思われるテーマの記事が掲載されていたら、切り抜いて整理・保存しておきます。
切り抜きの手順と留意点は以下の通りです。

1.切り抜く記事を囲む。
・切り抜く記事の周囲を色鉛筆やマーカーなどで囲む。
・新聞は記事の続きが離れている場合があるので注意する。

2.データを記事の余白に記入する。
・新聞の場合は、「紙名」、「年月日」、「朝・夕刊の別」、「（地方版の場合は）地方版名」を記入する。
・雑誌の場合は、「誌名」、「年月日」、「号数」、「ページ番号」を記入する。

3.記事を切り抜く。
・新聞は翌日以降、雑誌は次号が来てから切り抜く。
・切り抜く記事が両面にある場合は片面をコピーする。

4.台紙に貼る。
・台紙はA4判に統一する。
・原則として1枚の台紙に1記事とする。
・テーマが同じなら複数の記事を貼ってもよい。
・新聞の記事など、切り抜いた形が悪い場合は、読みやすいように整えて貼る。
・コピーした記事がA4判の用紙に入れば、切り抜いて台紙に貼ったりせずそのまま利用する。

・切り抜いた記事の整理

切り抜いて台紙に貼ったら、フラットファイルにつづるか、フォルダーに入れてキャビネットに保管します。