11.指示や注意の受け方

手が離せないことがあってすぐに指示を受けられない場合、その事情を話して後でもよいか確認しましょう。

複数の指示を受けた場合、優先順位を指示してもらいましょう。

疑問点確認については、指示が長い場合は一区切りした段階で、複数の指示がある場合は一つの指示が終わった段階で確認しても大丈夫です。

前に指示された仕事を抱えていて、すぐに新しく指示された仕事にかかれない場合、上司に相談しましょう。

どちらを優先するか、前の仕事の締め切りを延長できるかなどを確認する必要があります。

仕事は、納期や重要度などを考慮して優先順位を付け、それに従って処理するのが原則です。

また、上司の上役などから別の仕事を指示されたときは、いったん引き受け、上司に報告して了承を得てから取り組むようにします。

ただし、上司に報告するほどのことでない小さい仕事の場合は、いちいち報告したりせずに、快く引き受けてOKです。

注意は、よくないことをしていたり、しなければならないことをしていないのでされるものです。そのため、注意を受けたときは素直に受け入れるようにします。

忠告を受けた時も同様です。忠告とは、真心をもって人の過失や欠点を指摘して改めるように言うことです。

自分では人に指摘されるような言動をしていないと思っていても、他人から見るといろいろ問題があったりします。

人間は自分を客観的に見られないものです。

自分では満足のいくような仕事をしていると思っていても、他人から見ればまだまだ不十分な点や改めてもらいたい部分があるかもしれません。

反発するのではなく、自分の欠点や力不足に気が付き、それを克服していこうとする姿勢が重要です。

上司に注意を受けたら、すぐに「申し訳ありませんでした」と謝りましょう。

仮に上司の指摘が納得いかない場合でも、弁明したりしないで、すぐに謝ることが重要です。

秘書は上司を補佐するという大きな役割を担っています。

納得がいかないからと自分の言い分を話していると上司の貴重な時間を無駄にすることになりますし、秘書が弁明することで上司に嫌な思いをさせるようでは、上司を補佐するという本来の役割を果たせないことになります。

また、上司には上司なりの考えがあって注意をしているので、納得がいかなくてもそれを受け入れることが重要です。

注意などを受けたときは以下のような態度をとらないように気を付けましょう。

注意を受けると、極端に落ち込んだり、ふてくされたり、口を利かないなど、過剰な反応をする人がいます。

そうした態度をとっても何も得るところがありませんし、仕事にも影響するのでやめましょう。