（最新テキストの頻出論点から作成）
秘書Ａ子の上司（部長）は、取引先での打ち合わせのため外出していて、戻るのは４時の予定である。そこへ取引先のＹ氏が予約なしに訪れ、上司に相談したいことがあると言う。次はこのときＡ子がＹ氏に言ったことである。次の選択肢が、それぞれ正しいか否かを答えなさい。
1．「あいにく外出しておりまして、４時に戻る予定でございます」と、不在であることと帰社予定時刻を伝えた。
正しい
上司が不在のときの来客には、不在であることと帰社予定時刻を告げます。
2．「よろしければ、代わりの者がお話を伺うということではいかがでしょうか」と、代理の者ではどうかと尋ねた。
正しい
上司が不在のときは、会社名・名前・用件を聞き、代理の者ではどうかと相手の意向を尋ねるのが適切な対応です。
3．「ただ今Ｍ社での打ち合わせに出ておりますが、４時には戻る予定でございます」と、行き先を添えて不在を伝えた。
誤り
上司の外出先や出張先は、外部の人には話さないのが鉄則です。帰社予定時刻は告げても、行き先は言わずに「外出中」とだけ伝えます。
4．「お差し支えなければ、ご用件を伺っておきましょうか」と、用件を尋ねた。
正しい
不意の来客には用件を聞いておき、上司が戻ったときに伝えられるようにしておくことが必要です。
5．「何かお言付けがございましたら、承っておきます」と、伝言はないかと尋ねた。
正しい
伝言はないかと尋ねるのは、上司不在時の来客への対応として適切です。
上司の行き先そのものが重要な情報になることがあり、外部に知られては困る場合もある。従って上司が不在のときに来客があったら、不在であることと帰社予定時刻は告げても、外出先や出張先は言わないのが鉄則である。「Ｍ社での打ち合わせ」と行き先を添えて伝えたのは不適当ということである。
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