6.メモの種類と注意点
・メモの種類
◎心覚えメモ
忘れないように書き記しておくメモのことです。このように、記憶力だけに頼らず、重要なことや忘れそうなことは小まめにメモする習慣をつけておくと、頭のなかがスッキリします。
例えば名刺の裏に来客の特徴をメモしたり、手帳に上司から指示された仕事のポイントを記しておくなどです。
◎要約メモ
上司の口述内容の要点を記すメモのことです。自分のために取るメモですが、それを元に後で報告書などを作成することが目的であり、要領よくまとめる能力が必要になります。
◎伝言メモ
上司や来客に渡すメモです。綺麗な字で正確かつ分かりやすく書きましょう。上司の留守中に受けた電話の内容をメモしたり、上司の会議中に、電話や来客を取り次ぐときのメモになります。
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・メモを取るときの注意点
- 要点をメモする
効率よくやりましょう。 - 推測をしない
内容を正確にメモします。話の流れから勝手に判断して自分の推測などを入れては正確性が損なわれます。 - ５Ｗ２Ｈを意識する
メモする時は「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どのような理由で」「どのようにして」「幾らで、どのくらいの予算で」を意識すると効率よくメモできることが多いです。 - 簡略化する
記号などを使って省略してメモできれば効率が上がります。 - 復唱・確認をする
最後にメモを読み上げて相手に確認すると安心です。 - 細部の補足
まだ記憶が新しいうちに、細かいところを付け足して補足しておきます。
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