7.案内の要領とマナー
・案内を始める際のポイント
- 「応接室へご案内いたします」などと行き先を告げ、来客を導くように斜め前、2〜3歩先を歩きましょう。
- 廊下を曲がるときは、来客の方を振り返りながら誘導します。
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・エレベーター乗降時のポイント
- エレベーターに乗る前に「5階でございます」などと行く階を告げます。
- エレベーターには秘書が先に乗り「開」のボタンを押して「どうぞ」と声を掛けて客を招き入れるようにしましょう。
- 降りるときは、客を先に降ろします。
・応接室に招き入れるときのポイント
- 応援室に着いたら「こちらでございます」と言い、ドアをノックして開けます。
- 外開きのドアは秘書がドアを引いておき、来客を先に通すようにします。
- 内開きのドアは秘書が先に入ってドアを押さえておき、来客を通します。
- 部屋に入ったら、来客に「どうぞ、こちらにお掛けになってお待ちください」と上座のソファーを勧めるようにします。
・応接室でのマナー
- 応接室では来客に上座を勧める
上座は基本的には「入り口から遠い奥の席」ということを押さえておきましょう。 - コートや荷物などは秘書が預かる
来客の帽子やコート、手荷物などは進んで秘書が受け取り、所定の場所に保管しておくようにします。 「こちらでお預かりいたします」などと言葉を添えることが重要です。 また、保管しておく場所を来客にも知らせるようにしましょう。 - 応接室の環績を快適にしておく
いつ来客があってもいいように、応掻室は整理・整頓しておきます。 また、来客が応接室にいるときは、ドアに「使用中」の表示をしておくことを忘れないようにしましょう。
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