1.電話のマナー
・電話のマナー
電話はどんなに遠くてもすぐ会話することができるためビジネスには欠かせません。
しかし、電話は対面して話す場合と異なるので次のようなことに注意しましょう。
- 電話には一方的な性質がある。
電話は一方的にかけたり、かかってきたりするため、かける時間には注意しましょう。 - 声だけが頼りの道具である。
相手の表情や身振りが分からず、声だけが頼りなので、ハキハキ喋る、感じ良く話す、などが重要です。
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・電話のマナー
ビジネスの場で電話を利用する際は、次のようなマナーを心得ておきましょう。
- 早朝、夜遅く、相手が多忙な時間帯は避ける。
- 呼び出し音が鳴ったら、すぐ出る。
- 電話を取るまでに３コール以上たってしまった場合、最初に「お待たせいたしました」と言う。
- 電話に出たら、まず名乗る。
- 「いつもお世話になっております」などのあいさつをする。
- いきなり用件に入らず「ただ今、よろしいでしょうか」などと相手の都合を聞く。
- 依頼する際は「お手数をお掛けして申し訳ございませんが」などと一言添えてから本題に入る。
- 電話が聞き取りにくかったら「お電話が遠いようですが」と言うようにする。
- 途中で電話が切れたら、かけた方からかけ直すのがマナー。
- ただし、相手が目上の人や立場が自分より上の人の場合は、こちらからかけ直す。
- 電話は、原則としてかけたほうから切る。
- ただし、相手が目上の人や立場が自分より上の人の場合は、相手が切るのを待って切るようにする。
・電話で話すときの注意点
- 言葉がはっきり分かるように発音する。
- できるだけ聞き取りやすい言葉、分かりやすい言葉を使う。
- よく似た、聞き分けにくい言葉に注意する。
例）B（ビー）とD（ディー）など - 間違えやすい名前に注意する。
例）大沼と本間、本多と恩田など - 間違えやすい数字に気をつける。
例）イチとシチなど。1＝ヒト、7＝ナナなどと言い換える - 同音異義語や聞き取りにくい言葉は話した後に言い換える。
例）市立＝イチリツの方です。私立＝ワタクシリツの方です。 - 専門語、学術語、外国語など理解しにくい言葉は、なるべく使わない。
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