1.職務遂行上の心構え
・定型業務は自分の判断で進める
いちいち上司に伺いを立てていては、上司の仕事をわずらわせることになってしまいます。定型業務は事前に上司と相談してどのように進めるか決めておくため、基本的には自己判断で進めるようにしましょう。
しかしながら、判断に迷った場合、そのまま進めてしまうのはよくありません。判断に迷った場合は上司に確認するようにします。
また、定型業務とはいえ、以下の様なことは勝手に行ってはいけません。伺いを立てるようにします。
・上司への面会申込予約
・日程変更によるスケジュール調整
・非定型業務は上司の指示や判断を求める
例えば予約のない来客があった時を例にしましょう。
この場合、上司が忙しかったり、上司が他の客と面談中だとしても、秘書が勝手に判断して、断ったりしてはいけません。
上司の判断によるケースは全て上司に取り次ぐようにしましょう。もちろん、緊急事態に直面したようなときも同様です。
・上司の不在時の対応
上司が出張や外出などで不在であり、連絡が取れない時に上司の判断が必要になった場合は、上司の代理人（通常は上司のすぐ下の役職者）か秘書課長に相談して指示を受けます。
・仕事を軽視したり、後回しにしたりしない
簡単な雑務でも、丁寧に行うようにしましょう。コピーを取ってホチキスでとじる仕事でも、仕事が雑な人に任せると、ホチキスの位置が汚かったり、閉じた紙の端が不揃いだったりします。そういう人は、何をやっても雑なものです。一つ一つの作業に専心して、丁寧にやっていくことが重要です。
また、どんな仕事でも手順に沿って進めていくようにしましょう。手順がない仕事は、緊急性や重要性を考慮して優先順位をつけます。
ノリ気がしない仕事を後回しにしてしまうことがある人は多くいますが、これはよくないことです。
・勝手に決めつけて仕事を進めない
憶測ではなく、正確な指示や意図をしっかりと上司に確認してから仕事に取り掛かる姿勢は重要です。
「こういうことだろう」と漠然と推測しながら仕事を進めていった場合、上司の意図したこととずれてしまったり、見当違いな結果を招いてしまったりしかねません。