第3回 - 3問 必要とされる資質
秘書Ａ子の上司（山田部長）が会議中に取引先のＹ氏が来訪し、この時間に上司と会う約束をしていると言う。Ａ子は上司から何も聞いていない。このような場合、Ａ子はどのように対処すればよいか。次の選択肢が、それぞれ正しいか否かを答えなさい。
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1．
Ｙ氏をすぐに応接室に案内し、「山田はすぐ来る」と言って上司にメモで知らせる。
チェック!
×
山田部長がすぐ来れるかどうかは山田部長に確認しなければわからないため、確認もせずにそれをY氏に伝えるのは不適当です。
2．
Ｙ氏に「山田は会議中なので会えるかどうかは分からないが、一応取り次いでみる」と言う。
チェック!
×
Y氏に対して失礼です。Y氏は山田部長と約束があるからきているのであり、会えるかどうかわからないというのはY氏からしたらありえないことです。
3．
Ｙ氏に「自分は何も聞いていないので山田に確認してくる、少し待ってもらいたい」と言う。
チェック!
×
Y氏に「自分は何も聞いていない」と伝えたのが不適切です。秘書は知っていてあたりまえだとY氏は認識しているはずなので、この後部長が会議を抜けてくるなどの対応をした時に、Y氏来訪を忘れていたなどとY氏に知られてしまっているのは良くないことでしょう。
4．
Ｙ氏に「山田は今会議中なのであらためてこちらから連絡させてもらいたいがどうか」と尋ねる。
チェック!
×
Y氏のミスならともかく、上司のミスが推測される（少なくとも確認しなければ分からない）状況下で、改めて返事をすることは失礼です。
5．
Ｙ氏に「少し待ってもらいたい」と言って待ってもらい、上司にメモでＹ氏来訪を伝えて指示を得る。
チェック!
◯
上司から何も聞いていないのですから、余計なことをせずに上司に知らせて指示を得る以外に対処のしょうがありません。
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